Ablage
Es bleibt natürlich Ihnen überlassen, wie Sie diese Dokumente archivieren, was aber sicher Sinn macht, ist die direkte Ablage in einem Unterordner in SD WIN. Denn "ziehen" Sie einmal mit dem Programm um (neuer Server, andere Festplatte, anderer Rechner oder was auch immer), dann ändern sich auch die Pfade für die digitalisierten Daten. 
Wenn so passiert, können wir mit einem Befehl den neuen Weg für alle Attachements (Dateien) neu erstellen - und Sie haben wieder vollen Zugriff! 

Ordnung der Daten
Anzuempfehlen ist auch, den Dateien sogenannte "sprechende Namen" zu verabreichen, beim Finden ist es einfach sehr vieles leichter! Abgesehen davon können Sie z.B. ordnen nach:

- Datenart (Dokumente, Exceldaten, Bilder, PDF, CAD, Scans... oder was auch immer)
- nach Kundennamen
- nach Projekten
- nach Baustellen
- nach Aufträgen